אין צורך במהלך כה מורכב ויקר וכל שנדרש הוא "מתיחת פנים" – רענון המערכת הקיימת והתאמתה לנדרש.
אז מה עושים?
התאמתה של מערכת מידע קיימת לצרכי הארגון יכולה להתבטא ב-2 רמות:
העמקת יישום: העמקת השימוש במודול שעד כה נעשה בו שימוש חלקי.
הרחבת יישום: הכנסת מודול חדש שעד כה לא נעשה בו שימוש.
הדוגמאות שבהמשך יבהירו זאת.
מי משקיע ב"מכונית משומשת"?
לא צריך להיבהל, העמקת יישום אינה בהכרח בחירתם של העניים. קיימים המון מצבים בהם זוהי החלופה הנכונה והמתבקשת. להלן כמה דוגמאות שיבהירו זאת:
דוגמא א' – "החיים היפים": סופסוף התחלף מנהל האיכות, ויש הזדמנות "לייבש את הבצה האחרונה" וליישם את מודול האיכות. אז זהו, במקום הרישומים הידניים וגיליונות Excel, במקום עוד הערה במבדק ה-ISO אפשר להתחיל להפעיל את מודול האיכות שקיים בתוכנה ו"העלה אבק" במשך שנים.
נגדיר מפרטי בדיקה מסודרים, נקשר אותם לפריטים ולתהליכי היצור, את תוצאות הבדיקות נקלוט למערכת, נקבל התראות על חריגות, נפיק דוחות חריגים ונסיק מסקנות, בקיצור נתחיל לחיות!
דוגמא ב' – "בית משוגעים": זה פשוט לא נורמלי מה שהולך פה, מודול יצור שמשמש רק להדפסת פקודות עבודה, היצור נעשה מהיד לפה, אף אחד לא יודע מה אמורים ליצר השבוע, רוב הסיכויים שברגע האחרון יתגלו חוסרים של חו"ג במלאי, אבל מה שבטוח זה ששוב יהיו צעקות עם מנהל המכירות כי המשלוח לא יצא בזמן.
זו בדיוק ההזדמנות לבנות מערכת יצור כמו שצריך: קודם כל לעשות סדר במלאי, להגדיר זמני תקן ולבנות ניתובים נכונים, להפעיל בזהירות את ה-MRP, להפיק תוכנית יצור שבועית, למדוד בסוף השבוע עד כמה היא הצליחה, ובשבוע הבא לנסות לשפר אותה.
דוגמא ג' – "לרכב בלי גלגלי עזר": כל בוקר ב-7:30 הוא היה יוצא מהמשרד, עולה על האופניים, עושה סיבוב במגרש התוצרת בתהליך, נעצר לרגע בין ערימות הסחורה, מוציא את הפנקס ורושם: "4 משטחים – פלטות 125, 2.5 משטחים – פלטות 80…" עולה שוב על האופניים וחוזר למשרדי היצור, ניגש לאולגה ואומר לה: "פלטות 125 יש מספיק, פלטות 80 אנחנו בבעיה רצינית, חייבים ליצר לפחות 5 משטחים".
וכשהמנכ"ל קרא לנו להחליף תוכנה לכזו "שיודעת לנהל מלאי", אמרנו לו אחרי בדיקה יסודית שמרבית הבעיות ייפתרו כשניפתר מהאופניים ולא מהתוכנה הנוכחית.
וכך היה, אחרי כחצי שנה של עבודה הצלחנו לראות ולהראות לכולם את המלאי גם כשהאופניים היו קשורות בסככה.
תפקידה של "דעת"
אלו לא סיפורים. אלו הן רק 3 דוגמאות מתוך עשרות פרויקטים שביצענו בשנים האחרונות אצל לקוחותינו, פרויקטים בהם מצאנו ללקוח מענה תוך הסתייעות בתוכנה שברשותו וביצעו את כל הנדרש לשם כך:
ניתוח המצב הקיים,
זיהוי יכולות מערכת המידע הנוכחית,
עיצוב תפיסת הפתרון, תוך הישענות מירבית על יכולות אלו,
בחירת גוף היישום המסוגל לבצע את הנדרש,
ניהול שלב היישום,
הכנת הארגון לקראת הפעלה,
ליווי והטמעה לאחר הפעלת המערכת.
פרויקטי העמקת יישום הם בדיוק מה שנהוג לכנות :Win-Win שמירה על תקציב מינימלי, מהלך קצר יחסית, ללא זעזועים ארגוניים.
פרויקטים שבסיומם אפשר לקחת נשימה עמוקה, להתבונן סביב ולא להאמין מה אפשר היה להפיק מהמערכת הישנה "ואנחנו בכלל לא ידענו".
